Se vznikem Správy veřejných pohřebišť (dále SVP)  k 1.1.2014 se mění i systém spolupráce s pohřebními službami, kamenictvími a dalšími službami týkajícími se oblasti pohřebnictví. Změny jsou způsobené zejména striktním rozdělení působnosti SVP, která bude spravovat majetek města, zabezpečovat evidenční, finanční a rozpočtové operace na svém pracovišti v ul. Ke Hřbitovu 1540, Kolín V, pečovat a zvelebovat všechny prostory hřbitovů ve své správě na nekomerční bázi. Zároveň bude vytvářet podmínky pro přípravu, organizaci a fungování krátkodobých pronájmů obřadní síně, vsypové a rozptylové loučky k obřadům pohřebních služeb (dále PS), stejně jako dalších služeb spojených s pohřebnictvím. Město Kolín, které spravuje prostřednictvím své organizační složky SVP jedinou obřadní síň ve městě na ústředním hřbitově a hřbitovy v částech Kolín V, Sendražice a Zibohlavy, umožní všem pohřebním službám, které mají potřebné živnostenské oprávnění, za předpokladu dodržování zákona č. 256/2001 sb., o pohřebnictví, provedení pohřbů a obřadů s nimi spojenými.

Pohřební služby, kameníci a další subjekty se budou řídit následujícími instrukcemi:

  1. SVP bude mít přehled nad veškerým děním na hřbitovech a v souladu se Řády pohřebišť se každý subjekt vyjma soukromých návštěv hrobů, hrobek, kolumbárií, vsypové a rozptylové loučky a dalších pietních prostor včetně samotných obřadů a smutečních aktů, bude mít povinnost nahlásit účel návštěvy na SVP, kde s ním budou provedeny další úkony (evidence účelu návštěvy, vjezdu vozidel, předání a převzetí místa působení, zaplacení poplatků apod.).
  2. K možnosti sjednání veškerých záležitostí budou vytvořeny komunikační kanály pro písemné, osobní, telefonické a elektronické objednání a komunikaci se SVP. Veřejnosti budou zpřístupněny materiály a informace na webových stránkách SVP.
  3. Pro komerční využití obřadní síně a dalších prostor hřbitovů bude stanoven ceník zohledňující jak náklady města, sociální přístup k pozůstalým, tak práci PS. Nájemné za použití nebytových prostor bude stanoveno dle platného ceníku za 1 obřad. Nájem bude zahrnovat vlastní obřadní síň, čekárnu pozůstalých, místnost pro řečníky a faráře, výstav, místnost pro zvukaře a prostory pro přípravu rozloučení, včetně úklidu a temperování.
  4. PS převezme od SVP prostory 1 hodinu před započetím obřadu a po skončení obřadů opět předá. Zároveň předá jmenný seznam zemřelých, jejichž rozloučení tento den proběhlo, a na tento formulář uvede i počet smutečních věnců nevyzvednutých pozůstalými, které bude likvidovat SVP. Po skončení každého měsíce bude PS zaslána faktura na nájemné za uskutečněná rozloučení a likvidaci věnců v hodnotě dle platného ceníku.
  5. V případech uložení zemřelých do hrobu nebo hrobky zajistí pohřební služba, aby nájemce hrobového místa v kanceláři SVP oznámil tuto skutečnost a zároveň uhradil nájem a služby s nájmem spojené na tlecí dobu na hřbitově stanovenou. Po té obdrží od SVP potvrzení o souhlasu k pohřbení, na základě kterého pohřební služba provede pohřeb a následně předá SVP ohledací list zemřelého k uložení.
  6. Rozptyl popela na rozptylové loučce a vsyp na vsypové loučce bude po dohodě provádět PS a za přípravu prostor loučky bude SVP hradit poplatek dle ceníku.
  7. Pro informaci veřejnosti v den probíhajících rozloučení umístí pohřební služba do vývěsní skříně u vchodu do hřbitova úmrtní oznámení.
  8. Přístup komerčních subjektů do vnitřních i vnějších prostor všech hřbitovů bude omezen na pracovní dobu SVP, tj. pondělí a středa do 17,00 hod, úterý, čtvrtek a pátek do 15,00 hod, přístup v jiných termínech bude řešen individuálně po domluvě.
  9. Rezervaci obřadní síně bude možné provést veškerými komunikačními kanály a obsazení obřadní síně bude možné pro komerční subjekty sledovat on-line po registraci na SVP po přidělení přístupu k webu SVP. SVP bude mít výhradní právo schvalovat poptávané termíny a rezervovat je. Vzhledem k dominantnímu postavení PS Jeřábek na trhu v Kolíně a okolí budou pro tuto PS z organizačních a ekonomických důvodů vyčleněny dva dny, a to úterý a pátky.  Ostatní pohřební služby budou využívat rezervaci v další dny, přičemž po dohodě se SVP, která provede dohovor s PS Jeřábek, je možné ve volných termínech dohodnout i obřad v dobu rezervovanou pro tuto PS.
  10. Obřady v sobotu budou realizovány individuálně po dohodě se SVP a PS.
  11. Uložení ostatků v chladícím nebo mrazícím zařízení a jejich pronájem bude s PS řešen individuálně.
  12. Ceník prací a služeb na hřbitovech a obřadní síni byl stanoven rozhodnutím RM.

Správa veřejných pohřebišť je Vám plně k dispozici ve svých kancelářích v areálu centrálního hřbitova, zodpoví všechny Vaše dotazy a připomínky.